Pauls probleem: tweede poging

Hoe dachten jullie dat Paul zich voelde na het gesprekje met z'n manager? Blij en opgelucht? Neutraal? Niet helemaal tevreden? Of net nog gefrustreerder dan ervoor?

Het probleem dat ik met vorig verhaaltje wilde stellen, is dat je als manager op deze manier simpelweg niet kan weten met welk gevoel je werknemer terug naar z'n bureau loopt. Eigenlijk weet je zelfs niet of je het probleem oploste of niet.

Stel dat hetzelfde gesprek als volgt zou verlopen:

1. Paul: “Baas, ik heb een probleem. Ik krijg dat hele belangrijke document niet op tijd klaar. Kan jij me helpen?”.
   Manager: “Natuurlijk, Paul. Vertel eens waarom het niet lukt.”
2. Paul: “Wel, de inhoud van het document is klaar en die is goed. Maar de layout en afwerking lukken me simpelweg niet. En daarom geraakt het document niet klaar voor publicatie.”
   Manager: “Oei, dat is inderdaad een probleem. En wat maakt dat die layout en afwerking niet lukken, hoe komt dat?
3. Paul: “Bwa, ik ken Word om te beginnen al niet goed genoeg om de layout netjes te maken. En eigenlijk vind ik dat aspect ook minder leuk om te doen.”
   Manager: “Vertel eens.”
   Paul: “Wel, ik schrijf heel graag en ben heel graag met de inhoud bezig. Maar de vormgeving en afwerking zijn dingen die mijn persoonlijk minder interesseren. Ik werk veel liever inhoudelijk dan dat ik me bezighoud met de vorm.”
   Manager: “Dat begrijp ik, Paul. Wat zou jou dan heel concreet kunnen helpen om dit probleem op te lossen?”
   Paul: “Hoe bedoel je?”
   Manager: “Wat zou voor jou persoonlijk de ideale oplossing voor je probleem zijn?”
4. Paul: “Euhm, dat ik me niet meer bezig moet houden met de layout van de documenten die ik maak. Dat ik me op de inhoud kan concentreren en iemand anders de afwerking doet.”
   Manager: “Ah zo. En hoe zouden we dat hier concreet kunnen invullen?”
   Paul: “Euhm, misschien zou onze webmaster Filip me kunnen helpen en de layout van mijn documenten kunnen doen. Ik weet dat hij zulke dingen heel graag doet. En dan help ik hem als tegenprestatie met plezier met de inhoud van onze website.”
   Manager: “Heel goed idee, Paul! Zou dat jouw probleem volledig oplossen?”
   Paul: “Ja, zeker!”
   Manager: “Wel, dan stel ik voor dat we morgenvroeg onmiddellijk even bespreken met Filip of dat mogelijk is.

Hopelijk zijn jullie het met me eens dat Paul uit dit gesprek wel heel tevreden terug naar z'n bureau stapt. En dat komt vooral omdat hij uiteindelijk zélf met de oplossing voor zijn probleem is gekomen. Want dat zorgt ervoor dat het de best mogelijke oplossing is en dat Paul zich ook zal inzetten om die oplossing te doen werken.

Zelfs als het in ons eerste voorbeeld voor Paul de beste oplossing zou geweest zijn die cursus 'Word voor gevorderden' te laten volgen, zou het toch nog beter geweest zijn om Paul zelf dat voorstel te laten doen. Want je staat vaak veel harder achter iets wat je zelf bedenkt dan achter iets wat iemand jou voorstelt of oplegt.

Dus vraag als manager even verder door vooraleer je zelf met briljante oplossingen aan komt draven. Probeer je medewerker even op zijnsniveau te raken en te ontdekken wat er écht in hem leeft. En laat van daaruit je medewerker zelf één of meerdere oplossingen voorstellen. Die jij dan aftoetst en eventueel bijstelt aan de mogelijkheden.

En voor diegenen die zich afvragen waarom die derde smiley hierboven zo triest kijkt: Dat is omdat Paul zich helemaal in zijn probleem inleeft doordat de manager blijft doorvragen. En je in een probleem helemaal inleven is geen fijn gevoel. Maar het zorgt er wel voor dat je met de beste oplossing naar boven komt!